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デジタルトランスフォーメーション(DX)

脱ハンコの前に考えるべきこと

脱ハンコ、押印の省略について議論が活発化しています。業務要件ごとにハンコにどういう役割を期待しているのかを検討しないことには押印を廃止していいのかどうか判断できません。しかし世の議論を見ているとハンコを廃止することが目的のようになって見えるのは私だけでそうか。

ハンコを廃止する目的は業務の効率化だったはずです。コロナ禍で押印のためだけに出社をしなければならないことに、非効率でありリモートワークの障害になっていることが取りざたされました。押印の役割は主に、本人の認証、決裁フローにおける承認・確認の履歴が考えられます。印鑑証明と印影を照合する作業は、その印影の持ち主が正しく本人(個人、法人ともに)であることを証明することになります。契約書の取り交わしでは必要になります。一方会社内の決裁フローにおける書類については捺印が必要とされていても、その印影について本人が押したかどうかチェックすることはまずないでしょう。書類にハンコを押してもらうために、確認者や承認者の所在を確かめ必要書類を携え走り回るというのが実態です。

これは確認承認フローを電子化することで解決します。ライトにするのであればメールで確認、承認を得ることでも良いでしょう。履歴を残す必要があればなんらかのシステムの導入を検討するのが良いでしょう。ログイン認証があれば、だれがいつどの申請に対して確認承認を行ったかの履歴を残すことができます。パッケージソフトもいくつも出ていますので、コストと業務内容に合わせて選ぶと良いでしょう。